As tarefas repetitivas do escritório, tiradas da sua mesa uma a uma
A BHADS instala automações com inteligência artificial que executam as tarefas repetitivas do escritório de uma PME: triagem de email, propostas, atas, fecho mensal, folha de ponto. Cada automação fica instalada em até duas semanas e só se dá por entregue depois de passar um teste com um caso verdadeiro da sua empresa. Diga-nos que tarefa lhe rouba mais tempo e dizemos o que é preciso para a tirar da mesa.
3 lugares de setup em simultâneo — é a única escassez que publicamos. Cheios os lugares, entra-se em lista de espera com data.
A tarefa repetitiva não custa tempo. Custa decisões.
O problema de reencaminhar emails, escrever a mesma proposta pela quinquagésima vez ou fechar o mês à mão não é o tempo que leva. É que essas horas saem todas do mesmo sítio: das horas em que o gestor devia estar a decidir.
Quando o dono da empresa é também quem tria o email, quem escreve as propostas e quem acerta a folha de ponto, o negócio fica com um limite — o dia dele. E esse limite não se resolve a trabalhar mais depressa.
É por isso que começamos por medir: na primeira semana levanta-se o inventário das tarefas repetitivas com tempo, dono e ferramenta, e sai o Mapa de Gargalos — as dez tarefas que mais horas custam por mês, quantificadas com os números da sua empresa. Não com médias de mercado.
Oito peças de escritório prontas, escolhidas conforme o seu gargalo
Não partimos do zero em cada cliente. Estas já estão desenhadas — o diagnóstico decide quais fazem sentido na sua empresa e por que ordem.
E se o seu gargalo for na obra? As peças que calculam — 07 orçamento de obra, 08 relatório semanal de obra, 11 cotação de tabelas e o auto de medição — têm páginas próprias, porque exigem montar uma base técnica consigo antes de funcionarem. Comece pela folha de ponto de obra ou veja todos os serviços.
A diferença entre os dois tipos: a administrativa trabalha sobre informação que já tem arrumada. A operacional calcula — orçamentos, medições, custos — e por isso exige montar e validar consigo uma base técnica antes de funcionar. Na dúvida, classificamos como administrativa: não subimos o preço por precaução.
O que conta como uma automação
Esta é a parte que distingue uma automação instalada de uma demonstração bonita. Cada automação entregue leva sempre estas quatro peças — e a quarta é a que quase ninguém faz.
Acrescentar um modelo a uma automação que já existe, afinar o tom ou corrigir um caso que falhou não é uma automação nova — é evolução, e está coberta pela recorrência.
Quatro formatos. O seu caso decide qual
Não há um pacote único que sirva a toda a gente. Estes são os formatos em que trabalhamos — qual faz sentido para si sai da conversa, não de um tabelário.
Um pack custa menos do que a soma das automações avulsas. Um pedido de desconto acima do que praticamos responde-se com menos automações, não com menos preço — porque o preço mais baixo que não cobre o trabalho acaba sempre no mesmo sítio: entrega pior.
A entrega é online por princípio; deslocação orçamenta-se por zona e aceita-se por escrito antes da marcação. Os valores da proposta acrescem IVA à taxa legal em vigor.
Três passos até ter um número por escrito
Ninguém compra automação sem saber quanto custa. Não publicamos preços porque dependem do formato e do número de automações — mas o caminho até ao seu número é curto, conhecido e sem compromisso.
Triagem de 2 minutos
Uma chamada ou mensagem curta. Confirmamos se há encaixe, qual é a tarefa que pesa mais e para quando é. Se não fizer sentido, dizemos aqui — e fica-se por aqui, sem proposta a perseguir ninguém.
Conversa de 25 minutos
Vemos a tarefa como ela é hoje: o que entra, o que sai, quem a faz e quantas vezes. É daqui que sai a decisão de automatizar ou de apenas documentar — e, se for automatizar, se é administrativa ou operacional.
Diagnóstico — 120 € + IVA
Inventário das tarefas repetitivas com tempo, dono e ferramenta, e o Mapa de Gargalos com os seus números. Credita 100% no trabalho que vier a seguir. É o único preço que publicamos — o resto vai por escrito na proposta, fechado e nunca por hora.
A urgência muda a ordem, não o preço
Perguntamos para quando precisa logo na triagem, e por uma razão prática: há três lugares de setup em simultâneo. Quem precisa para o mês pode ter de esperar por um lugar; quem está a explorar entra numa conversa mais calma. O que a urgência nunca faz é mudar o valor — não há preço de aflição nesta casa.
- Para esta semana: dizemos no próprio dia se há lugar. Se não houver, dizemos a data em que haverá, em vez de aceitar e entregar mal.
- Para este mês: é a cadência normal — triagem, conversa e orçamento dentro da mesma semana.
- Para o próximo trimestre: vale a pena começar pelo diagnóstico, para chegar à decisão já com o Mapa de Gargalos feito.
- Ainda a explorar: respondemos na mesma, com a informação que precisa para decidir. Não insistimos.
Duas semanas para uma. Seis para o sistema.
Uma automação avulsa — até 2 semanas
Semana 1: sessão de levantamento de 90 minutos sobre a tarefa
escolhida; desenho do processo tal como vai ficar; confirmação por escrito do input, do
output e do dono.
Semana 2: instalação no seu ambiente, entrega dos modelos e da ficha, e o
teste com um caso verdadeiro executado por quem a vai operar. Seguem-se 30 dias de correção
do que falhar.
Na operacional, a semana 1 tem duas sessões: a de levantamento e uma segunda para montar e validar a base de cálculo consigo. Pode ir a três semanas se a base estiver dispersa — e isso diz-se na proposta, não se descobre a meio.
Um pack — 6 semanas
Semanas 1–2 · Diagnóstico: inventário das tarefas repetitivas e Mapa de
Gargalos com os seus números; escolha conjunta das automações e critérios de sucesso
mensuráveis.
Semanas 3–4 · Sistema: processo documentado e as automações instaladas,
cada uma com a sua ficha.
Semanas 5–6 · Cadência: treino da equipa, rotina semanal de gestão montada
com dono e próxima ação com data, ritual mensal definido e dossier entregue.
Sem critérios de sucesso fixados na semana 1, o setup não avança da semana 2. Não prometemos resultados — prometemos o mecanismo, o processo e a medição.
O que isto não é
- Não substitui pessoas. Instalamos ferramentas que alguém da sua equipa opera. Não operamos o seu dia a dia.
- Não funciona sem um operador do seu lado. É preciso uma pessoa nomeada, com duas a três horas por semana durante a instalação.
- Não automatizamos uma confusão. Tarefa sem volume, sem regra estável e sem repetição fica documentada como processo manual — e dizemo-lo antes de faturar.
- Não inclui a subscrição de IA. É contratada por si diretamente ao fornecedor; a ordem de grandeza confirma-se no diagnóstico.
- Não é desenvolvimento de software. Sem aplicações à medida nem manutenção de sistemas de terceiros.
- Não é contabilidade nem aconselhamento fiscal. A frente financeira organiza informação para si e para o seu contabilista — não o substitui.
O que costumam perguntar
Quanto custa automatizar uma tarefa repetitiva?
Depende de duas coisas: quantas automações e de que tipo. Uma administrativa, que trabalha sobre informação que já tem arrumada, custa menos do que uma operacional, que calcula e exige montar uma base técnica consigo. O único valor que publicamos é o do diagnóstico: 120 € + IVA, que credita 100% no trabalho seguinte. O resto vai por escrito na proposta, fechado, com o que está incluído e o que não está. Não orçamentamos por hora nem deixamos o preço para o fim.
Que tarefas se podem automatizar numa PME?
As que se repetem sobre informação que já tem: triagem de email, propostas com follow-up, calendarização e atas, fecho mensal, relatório semanal, onboarding, folha de ponto. Na construção acrescem as operacionais — orçamento de obra, relatório de obra, cotação de tabelas e autos de medição.
Preciso de saber programar?
Não. Usa-se com um comando em linguagem normal. O que é preciso é uma pessoa da empresa nomeada para a operar, com duas a três horas por semana durante a instalação. Não trabalhamos sem operador do lado do cliente: sistema sem dono volta ao ponto de partida em dois meses.
Isto substitui alguém da minha equipa?
Não. O que sai da mesa são as horas gastas em tarefas repetitivas, não as pessoas. A automação faz a tarefa; a pessoa passa a fazer o trabalho que exige juízo.
E se a minha tarefa não tiver volume que justifique?
Dizemos isso e não automatizamos. Fica documentada como processo manual. Automatizar uma tarefa que acontece duas vezes por mês custa mais a manter do que a fazer à mão — e nós preferimos dizê-lo antes de faturar.
Posso experimentar antes de comprometer um pack?
Pode, e é o caminho que recomendamos a quem ainda não nos viu trabalhar: uma automação avulsa, duas semanas. Se avançar para um pack nos 90 dias seguintes, desconta 100% do que já pagou. O máximo são duas avulsas — à terceira, a conversa é de pack.
Diga-nos que tarefa lhe rouba mais tempo
Respondemos em 24 horas úteis com a triagem de 2 minutos. Depois vem a conversa de 25 minutos e o orçamento por escrito, com preço fechado. Se a automação não for a resposta certa para o seu caso, dizemos isso e indicamos o que faria mais sentido — é mais barato para os dois.
Dez distritos, entrega online
A instalação é online, por isso o distrito não muda nada no trabalho. O que muda é o tipo de empresa que aparece em cada zona — e, com ele, a tarefa que está no topo da lista:
Lisboa · Porto · Setúbal · Braga · Aveiro · Leiria · Santarém · Coimbra · Faro · Viseu
Deslocações orçamentam-se por zona e aceitam-se por escrito antes da marcação — nunca aparecem na fatura sem terem sido combinadas.